Lotus Notes -Notification Error - Vista

Semenjak server di UiTM Shah Alam di upgrade kepada Domino 8.0, Lotus Notes Client yang menggunakan versi 7.0.2 berhadapan dengan pelbagai error. Untuk pc yang below than Vista, kami terpaksa uninstall dan clean install L/Notes semula... Clean install bermaksud kena clearkan habis apa2 folder Lotus Notes selepas uninstall melalui Add/Remove Program. ID pun kena copy dari server, tidak boleh ambil dari pc client yang telah bermasalah.

Setakat masa ini, task ini boleh digunapakai untuk semua OS kecuali Vista. Walaupun selepas kita remove semua folder selepas uninstall L/Notes, masalah tersebut tidak dapat diselesaikan. Setiap kali kita install balik L/Notes dan id yg fresh ... bila klik shortcut yang didesktop, sistem akan terus keluarkan skrin untuk masukkan pasword.

Untuk itu, sekiranya user tersebut menggunakan pc yang OS adalah vista... anda mungkin boleh ikut cara berikut:-

1) Uninstall Lotus Notes dari Add/Remove Program
2) remove folder lotus/notes dari program files
3) pastikan jugak remove dr c:\user\user\local\appdata\temp ( hidden folder) -> pastikan view files, select hidden file
4) Install Lotus Notes 7.0.2 dari File server...
5) Copy ID dari file server ke folder data\id
6) Klik kanan di shorcut Lotus Notes
7) Select "Run As Administrator"
8) Allow program tersebut
9) Skrin utk setup new Lotus Notes akan appear, dan ikut la step tersebut spt biasa.

Setelah selesai, pastikan maklumkan kat user, yg mereka kena buat step 6,7 & 8 setiap kali untuk buka Lotus Notes... kena lebihkan step sikit la... compare yg biasa.. just double click je.... Kita harap masalah ini akan selesai la.. tunggu pihak S.Alam keluar kan project paper utk upgrade jugak server di cawangan kepada domino 8... plus server baru la... insyaallah...

Email - Compacting Database -

Di UiTM Terengganu, semua pengguna Lotus Notes hanya diberi saiz mailbox sebanyak 100Mb sahaja. Hanya orang2 tertentu sahaja yang diberi saiz lebih dari itu. Untuk itu, adalah diminta semua pengguna menyelenggara sendiri mailbox masing2 supaya tiada masalah untuk menggunakan email.

Administrator telah menetapkan sekiranya saiz mailbox melebihi 90Mb, message akan dipaparkan mengatakan saiz telah mencapai quota, ".... Database disk quota exceeded". Sekiranya anda menerima message seperti ini, sudah tiba masanya untuk anda melakukan langkah2 ini:-

1. Buang emel yang lama dan yang tidak penting.
2. Simpan lampiran(attachment) ke dalam hard disk anda.
3. Buang juga dokumen di dalam folder "sent" yang sudah lama dan tidak perlu.
4. Memastikan membuat option " Empty Trash" ke atas folder "Trash" .
5. Membuat "Compacting Database" dengan cara spt di bawah:-

• Klik File -> Database -> Properties
• Pilih tab "I" dan tekan butang "Compact"

Proses 'compacting' ini mengambil masa 1/2 jam hingga 1 jam, bergantung kepada keadaan server ( sibuk atau tidak). Walaupun proses 'compacting' ini tidak wajib dilaksanakan setiap hari kerana server telah di'setup' untuk membuat proses tersebut setiap tengah malam, namun begitu, adalah lebih baik sekiranya pengguna membuat penyelenggaraan sendiri ke atas mailbox masing2. Dapat buat 2,3 hari sekali pun dah bagus. Kesian jugak server nak buat semua compacting tu untuk 600 - 700 user. Dahlah server tu uzur dah... umur dah cukup masa untuk dibuat pelupusan...

Bagi anda yang memang jenis suka simpan email lama2.. mungkin boleh pilih untuk membuat "archiving" atau pun copy to local. Cuma, bare in mind, kalau nak format pc ke... pastikan folder2 tersebut di backup sekali... kalau tak.. selamat laaa... Untuk setting archive dan copy to local ni, akan saya maklumkan di lain hari.

Lotus Notes - ID Expired

Setiap pengguna Lotus Notes diberi ID yang jangka hayatnya adalah 2 tahun. Kebiasaanya... 2,3 bulan sebelum ID tersebut mencapai tarikh luputnya, sistem akan memaparkan warning kepada pengguna Lotus Notes sebelum akses ke mailbox masing2. Selagi pengguna tersebut tidak membuat "Renew Certify ID" seperti yang diarahkan, selagi itu la warning tersebut akan dipaparkan.

Walau pun begitu, acapkali pengguna tidak membuat arahan yang diberikan memandangkan mereka tiada masalah untuk akses mailbox mereka. Untuk memperbaharui ID tersebut, pengguna perlu melakukan langkah2 spt di bawah:-

1. Open Lotus Notes
2. Klik File -> Security -> User Security
   
3. Masukkan kata laluan anda
4. Tekan butang "Renew" ( anda boleh tau tarikh ID anda expired di sini)
   
5. Select "Continue"

ID ini akan dihantar kepada OA Terengganu/TGANU/UiTM.

OA Terengganu akan menghantar satu emel yang mengandungi ID yang telah di perbaharui. TIDAK PERLU membuka lampiran yang diberikan. Anda hanya perlu select Action -> Accept Certificate ( arahan ini diberikan di tajuk subjek email dari OA Terengganu).

Sekiranya anda mendapat error mesg " ...... your certificate has been expired. Contact ur admin..." , anda hendaklah menghubungi OA Terengganu atau pun telefon Call Center USMB UiTMT untuk tindakan selanjutnya. Bila kes cam ni, dah tak boleh buka mailbox anda... so.. tak boleh la ikut step yang dinyatakan spt di atas.

Lotus Notes - "Invalid Data Structure"

Pernahkah anda berhadapan dengan error message seperti di atas?? Ianya berlaku apabila anda ingin menekan butang 'send' email lotus notes anda. Kemudian anda terpaksa tekan 'cancel' sebelum boleh ke skrin yang lain. Dan kemudian anda send lagi sekali kerana anda ingat email yang sebelumnya itu tidak di hantar. Tapi kalau anda check di folder "Sent", ada 2 entry utk sent item yang sama.

Sekiranya anda berhadapan dengan situasi ini, apa yang perlu anda buat ialah"Replace Design" utk database anda. Lazimnya, user akan call ke Call Centre USMB, namun sebenarnya anda boleh 'troubleshoot' sendiri jika ada error seperti ini.

Caranya adalah dengan :-

• select file -> database -> Replace Design
• di template server, select : trg2/SERVER/UiTM
• Scroll dan select Mail (R7)* ; pastikan di about dipaparkan filename : mail7.ntf
• Tekan butang "Replace"

note:
*by default design utk mail Lotus Notes R7 adalah Domino Web Access 7 (dwa7.ntf)

Forwarding address from Lotus Notes

Email Lotus Notes diwujudkan sebagai email rasmi jabatan. Walau bagaimanapun, ada sesetengah dari kita lebih suka menggunakan email peribadi seperti yahoo, hotmail, gmail dan sebagainya sebagai primary mail hosting. Lebih-lebih lagi, email address peribadi lebih mudah diingati compared to official email.

Untuk itu, sebenarnya, kita boleh forward email yang dihantar ke mailbox rasmi jabatan terus ke mailbox yahoo atau gmail atau hotmail. Jadi, dengan cara ini, anda boleh terima email jabatan terus ke mailbox peribadi anda walau di mana anda mengaksesnya.

Anda perlu edit personal profile anda di UiTM's Address Book dan add email address personal di ruangan "forwarding address". Walaupun begitu, buat masa ini, hanya Administrator sahaja yang boleh mengemaskini person profile tersebut. Oleh itu, sesiapa yang ingin mencuba, boleh berhubung dengan OA Terengganu.

Lotus Notes - Open Calendar for Pengarah

Lotus Notes bukan sahaja menyediakan kemudahan email malahan turut menyediakan kemudahan Calendaring. Lotus Notes Calendaring memudahkan pengguna Lotus Notes untuk merangka atau merancang sesuatu event. Most of the event biasanya, seboleh2nya kita mahu Pengarah untuk turut serta. Jadi, bagaimana untuk mengetahui Pengarah 'free' pada tarikh yang kita pilih untuk sesuatu event?

Caranya, dengan menggunakan Lotus Notes di pc anda, pilih Calendar. Kemudian, klik butang "tools" dan select "Open Calendar For..". Skrin Open Calendar akan dipaparkan. Kemudian dengan memastikan Choose address book : UiTM's Address Book, cari nama *Pengarah Kampus

So... anda boleh tahu skedul pengarah, bila masa beliau free atau tidak.. Cara lain, dail Pejabat Pengarah dan dapatkan info dari Setiausaha beliau... :o)

note : * Nama penuh Pengarah Kampus UiTM Terengganu

Lotus Notes Group

UiTM's Address Book yang disediakan oleh Lotus Notes Client adalah untuk menyimpan semua maklumat staff yang berdaftar dengan sistem email Lotus Notes.Salah satu kegunaannya ada untuk menyemak ahli-ahli atau commitee members dalam group yang telah diwujudkan. Di sini disertakan step untuk view/semak Group di dalam UiTM's Address Book.

• Buka Lotus Notes.
• Di sebelah kiri, klik icon ‘Databases” dan klik "Workspace"
• Double Click UiTM’s Address Book on trg2
• Skrin yang memaparkan semua maklumat email akan dipaparkan
• Pilih Groups dan cari Group yang dikehendaki, cth: Ahli MPD UITMCTKD ( klik sekali di atas senarai nama group dan skrin search text akan dipaparkan) . Klik Search.
• Group “Ahli MPD UITMCTKD” akan dipaparkan. Double Click untuk melihat senarai nama member Group tersebut.