Email - Compacting Database -

Di UiTM Terengganu, semua pengguna Lotus Notes hanya diberi saiz mailbox sebanyak 100Mb sahaja. Hanya orang2 tertentu sahaja yang diberi saiz lebih dari itu. Untuk itu, adalah diminta semua pengguna menyelenggara sendiri mailbox masing2 supaya tiada masalah untuk menggunakan email.

Administrator telah menetapkan sekiranya saiz mailbox melebihi 90Mb, message akan dipaparkan mengatakan saiz telah mencapai quota, ".... Database disk quota exceeded". Sekiranya anda menerima message seperti ini, sudah tiba masanya untuk anda melakukan langkah2 ini:-

1. Buang emel yang lama dan yang tidak penting.
2. Simpan lampiran(attachment) ke dalam hard disk anda.
3. Buang juga dokumen di dalam folder "sent" yang sudah lama dan tidak perlu.
4. Memastikan membuat option " Empty Trash" ke atas folder "Trash" .
5. Membuat "Compacting Database" dengan cara spt di bawah:-

• Klik File -> Database -> Properties
• Pilih tab "I" dan tekan butang "Compact"

Proses 'compacting' ini mengambil masa 1/2 jam hingga 1 jam, bergantung kepada keadaan server ( sibuk atau tidak). Walaupun proses 'compacting' ini tidak wajib dilaksanakan setiap hari kerana server telah di'setup' untuk membuat proses tersebut setiap tengah malam, namun begitu, adalah lebih baik sekiranya pengguna membuat penyelenggaraan sendiri ke atas mailbox masing2. Dapat buat 2,3 hari sekali pun dah bagus. Kesian jugak server nak buat semua compacting tu untuk 600 - 700 user. Dahlah server tu uzur dah... umur dah cukup masa untuk dibuat pelupusan...

Bagi anda yang memang jenis suka simpan email lama2.. mungkin boleh pilih untuk membuat "archiving" atau pun copy to local. Cuma, bare in mind, kalau nak format pc ke... pastikan folder2 tersebut di backup sekali... kalau tak.. selamat laaa... Untuk setting archive dan copy to local ni, akan saya maklumkan di lain hari.